Dokumentacja pracownicza – zasady prowadzenia i archiwizacji. Odpowiedzi na pytania po webinarze

Jeśli w konsekwencji badania trzeźwości pracownik otrzymuje naganę, to nagana trafia do D, a dokumenty stanowiące podstawę do tego do E?

Dokumenty związane z kontrolą trzeźwości pracownika powinny być umieszczone w części E akt osobowych pracownika. Z kolei dokumenty wiązane z ukaraniem pracownika powinny zostać umieszczone w części D akt osobowych pracownika.

Czy jeśli w firmie nie przeprowadza się takich kontroli (trzeźwości), to czy w aktach osobowych należy mieć część E?

Tak. Niezależnie od tego, czy pracodawca zdecyduje się na wprowadzenie kontroli trzeźwości pracowników lub kontroli na obecność w ich organizmach środków działających podobnie do alkoholu, pracodawca powinien prowadzić akta osobowe pracownika zgodnie z rozporządzeniem w sprawie dokumentacji pracowniczej. Przy czym ww. rozporządzenie przewiduje, że akta osobowe pracownika składają się z 5 części. Ostatnia ich część, tj. część E, dotyczy ww. kontroli. Zatem, jeśli akta osobowe powinny zawierać 5 części (aby były prowadzone zgodnie z obowiązującymi przepisami), pracodawca powinien dodać część E.

Czy pracownikom przyjmowanym do pracy wiele lat temu (np. 20) należy usuwać z akt CV, kwestionariusze osobowe, listy motywacyjne, itp.?

Nie należy swobodnie usuwać dokumentów z dokumentacji pracowniczej. Należy przechowywać dokumentację w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akta osobowe przez okres przewidziany w obowiązujących przepisach prawa (tj. 10 lub 50 lat w zależności od daty nawiązania stosunku pracy).

W przypadku pracownika zatrudnionego w 2018 r. i umowa zakończyła się z dniem 31.01.2019 r., kolejna umowa zawarta jest od 01.02.2019 r. Dokumentację powinniśmy przechowywać 50 czy 10 lat od zakończenia współpracy?

Z treści art. 7 ust. 2 ustawy z 10 stycznia 2018 r. o zmianie niektórych ustaw w związku ze skróceniem okresu przechowywania akt pracowniczych oraz ich elektronizacją, wynika, że okres przechowywania dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akt osobowych pracownika i byłego pracownika dotyczących stosunku pracy nawiązanego przed dniem 1 stycznia 2019 r. wynosi 50 lat. Ten okres przechowywania dotyczy dokumentacji pracowniczej w związku z zatrudnieniem w trakcie 2018 r. do dnia 31 stycznia 2019 r. (zgodnie z pytaniem). Ewentualnie pracodawca może złożyć raport informacyjny do ZUS, o którym mowa w art. 7 ust. 3 ww. ustawy. Wówczas okres przechowywania dokumentacji ulegnie skróceniu do 10 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym raport informacyjny zostałby złożony.

Zmienione przepisy w zakresie skrócenia okresu przechowywania dokumentacji pracowniczej dotyczą umowy o pracę zawartej od dnia 1 lutego 2019 r. (zgodnie z pytaniem). W takim przypadku pracodawca powinien założyć nowe akta osobowe, które są objęte wymogiem przechowywania przez 10 lat od końca roku kalendarzowego, w którym stosunek pracy uległ rozwiązaniu – art. 94 pkt 9b kp. Z kolei gdyby pracodawca złożył raport informacyjny do ZUS, możliwe byłoby kontynuowanie pierwszych akt osobowych bez zakładania nowych, a 10 – letni okres ich przechowywania byłby liczony od końca roku kalendarzowego, w którym kończący się najpóźniej stosunek pracy uległ rozwiązaniu – art. 9 ww. ustawy uw zw. z art. 94⁵ § 2 k.p.

A co jeśli nie znamy obecnego adresu byłego pracownika aby oddać mu dokumentację?

Przepisy rozporządzenia w sprawie dokumentacji pracowniczej (§15 ust. 3-5) regulują m.in. kwestię braku możliwości doręczenia pracownikowi zawiadomienia o możliwości odbioru dokumentacji pracowniczej, przypadek nieodebrania ww. zawiadomienia oraz uznanie doręczenia za dokonane w tej sytuacji. Zgodnie z nimi w przypadku braku możliwości doręczenia zawiadomienia operator pocztowy pozostawia wiadomość o możliwości jego odbioru w terminie 7 dni, licząc od dnia pozostawienia tej wiadomości w oddawczej skrzynce pocztowej lub, gdy nie jest to możliwe, w drzwiach mieszkania byłego pracownika bądź w widocznym miejscu przy wejściu na posesję adresata. W przypadku nieodebrania ww. zawiadomienia w ww. terminie, pozostawia się powtórnie wiadomość o możliwości jego odbioru w terminie nie dłuższym niż 14 dni od dnia pozostawienia pierwszej wiadomości. Doręczenie zawiadomienia uważa się za dokonane z upływem ostatniego dnia ww. okresu.

Co w sytuacji, gdy wnioski urlopowe są wprowadzane przez pracowników na portalu, który nie spełnia wymagań rozporządzenia z 10.12.2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej?

Rozdział 3 rozporządzenia w sprawie dokumentacji pracowniczej przewiduje wymogi dotyczące prowadzenia i przechowywania dokumentacji w postaci elektronicznej. Natomiast minimalne wymagania techniczne dla odwzorowań cyfrowych określa załącznik do ww. rozporządzenia. Brak dokumentacji zatrudnienia lub jej niekompletność lub niewłaściwe prowadzenie może spowodować negatywne konsekwencje dla pracodawcy. Działanie takie stanowi wykroczenie przeciwko prawom pracownika zagrożone karą grzywny od 1000 zł do 30 000 zł.

Czy dokumenty związane z RODO (informacja o nadaniu upoważnienia do przetwarzania danych osobowych) należy przechowywać w aktach osobowych pracownika czy np. w osobnym segregatorze?

Szeroko rozumiana dokumentacja dotycząca ochrony danych osobowych powinna być przechowywana w aktach osobowych pracownika.

Czy to musi być potwierdzona za zgodność z oryginałem kopia, czy zwykłe ksero wystarczy? (pytanie dotyczy wydania kopii akt osobowych osobie uprawnionej)

Zgodnie z §18 ust. 1 rozporządzenia w sprawie dokumentacji pracowniczej, w przypadku, gdy dokumentacja pracownicza jest przechowywana przez pracodawcę w postaci papierowej, pracodawca wydaje kopię całości lub części dokumentacji pracowniczej:

1. w postaci papierowej, opatrzoną podpisem pracodawcy lub osoby upoważnionej przez pracodawcę potwierdzającym zgodność kopii z dokumentacją pracowniczą, albo
2. w postaci elektronicznej, jako odwzorowanie cyfrowe sporządzone zgodnie z wymaganiami określonymi w załączniku do rozporządzenia, zapisane w formacie PDF i opatrzone kwalifikowaną pieczęcią elektroniczną lub kwalifikowanym podpisem elektronicznym pracodawcy lub osoby upoważnionej przez pracodawcę potwierdzającym zgodność kopii z dokumentacją pracowniczą.

Czy osobą upoważnioną do odbioru kopii akt może być partnerka z pisemnym upoważnieniem pracownika?

Tak z uwagi na to, że zgodnie z §16 ust. 1 pkt 2) rozporządzenia w sprawie dokumentacji pracowniczej, pracodawca wydaje dokumentację pracowniczą osobie upoważnionej przez pracownika.

Jeśli pracownik wysyła dokument elektroniczny do działu kadr poprzez dedykowany portal to musi go podpisać podpisem elektronicznym (poprzez ePUAP)? Jeśli tak to czy wszystkie dokumenty/ wnioski muszą być podpisywane elektronicznie, np. wniosek o dofinansowanie do okularów korekcyjnych?

Do kodeksu pracy została wprowadzona możliwość składania przez pracowników dokumentów, w tym wniosków, do pracodawcy w postaci elektronicznej (w przypadkach wskazanych w przepisach). Przy czym warto zaznaczyć, że czym innym jest postać elektroniczna a czym innym forma elektroniczna. Forma i postać elektroniczna oznacza dwa różne sposoby złożenia oświadczenia. Aby doszło do zachowania elektronicznej formy czynności prawnej konieczne jest złożenie oświadczenia woli w postaci elektronicznej i opatrzenie go kwalifikowanym podpisem elektronicznym. Tymczasem postać elektroniczna oznacza jego wprowadzenie do środka komunikacji elektronicznej w taki sposób, żeby osoba, do której jest ono kierowane, mogła zapoznać się z jego treścią. Stąd postać elektroniczna stanowi prostszy sposób złożenia oświadczenia aniżeli forma elektroniczna. Zatem np. wniosek o udzielenie urlopu opiekuńczego czy wniosek o zmianę rodzaju umowy o pracę czy wniosek o udzielenie urlopu ojcowskiego, pracownik może złożyć np. za pośrednictwem e-maila (jest to postać elektroniczna). W sytuacji, gdy przepisy umożliwiają pracownikowi złożenia wniosku w postaci elektronicznej, nie musi on być podpisywany kwalifikowanym podpisem elektronicznym.